Der Erfolg eines Produkts steht und fällt mit der Materialbeschaffung – völlig egal, wie simpel oder komplex das Produkt ist. Wie bei einem Turm, der ohne seine Basis nicht stehen kann, werden auch die meisten Unternehmen mit schlechtem Supply-Chain-Management früher oder später scheitern. Wir geben 7 Tipps, worauf CPOs und Chief Supply Officers bei der Materialbeschaffung achten sollten.
Was im Einkauf geschieht, zieht sich im Unternehmen durch die gesamte Wertschöpfungskette. Richtig aufgestellt trägt der Einkauf dazu bei, Produkte schneller auf den Markt zu bringen, Innovationen zu fördern und den festgelegten Kostenrahmen einzuhalten. Dabei geht es um weitaus mehr als nur den niedrigsten Einkaufspreis – Supply-Chain-Management wurde nicht umsonst zu einer Wissenschaft für sich erhoben.
Damit an dieser wichtigen Schaltstelle zwischen allen internen und externen Stakeholdern das komplette Potenzial zur Wertschöpfung ausgenutzt werden kann, haben wir die sieben wichtigsten Tipps bei der Materialbeschaffung für Sie zusammengestellt.
#1: Je näher Sie am Hersteller einkaufen, desto besser
Jeder Zwischenhändler und Wiederverkäufer, der zwischen dem Hersteller und Ihnen sitzt, wird seinen eigenen Aufschlag auf das Produkt berechnen. Generell gilt: Je näher man sich an den Hersteller heranarbeiten kann, umso günstiger wird es auch.
Wer bei der Materialbeschaffung bislang hauptsächlich auf Händler gesetzt hat, sollte also sein Material nach Möglichkeit direkt vom Hersteller – oder wenigstens beim Großhändler oder Importeur – beziehen. Günstiger als direkt beim Hersteller wird der Einkauf nämlich so gut wie nie.
#2: Vergleichen Sie Konditionen miteinander
Vergleichen, vergleichen, vergleichen: Nur weil ein Händler zu Beginn der Geschäftsbeziehungen die günstigsten Preise anbieten konnte, gilt das nicht automatisch auch heute noch. So dynamisch wie der Markt ist, sind auch seine Akteure. Preise verändern sich, neue Akteure treten auf, alte Akteure verlieren an Bedeutung. Wenn Sie ohnehin gerade dabei sind, Ihr Supply-Chain-Management inhouse zu überarbeiten, sollten Sie unbedingt auch die externen Veränderungen des Marktes mit einbeziehen.
Der Vergleich sollte übrigens keinesfalls beim Einkaufspreis aufhören: Kaufnebenkosten (Versandgebühren, Gebühren für kleine Liefermengen etc.) sollten genauso miteinander abgeglichen werden wie möglichst alle anderen Konditionen. Vielleicht macht es beispielsweise eher Sinn, Material für einen etwas höheren Preis einzukaufen, wenn der dazugehörige Händler mehr Ausfallsicherheit zu bieten hat oder kurzfristiger liefern kann. Auch Rahmenbedingungen wie Skonto oder verlängerte Zahlungsziele können sich extrem positiv auf die Liquidität eines Unternehmens auswirken.
#3: Lernen Sie, richtig zu verhandeln
Gesprächsführung und die Psychologie dahinter sind nicht nur im Verkauf extrem wichtig. Natürlich kann auch die andere Seite des Gesprächs, der Einkauf, massiv von entsprechendem Verhandlungsgeschick profitieren.
Wer sich schon vor einem Verhandlungsgespräch die Ausgangslage klarmacht, ein oder gar mehrere Ziele für die Verhandlung festlegt, Argumente vorbereitet, Vergleiche anstellt und – zu guter Letzt – ein gewisses Selbstvertrauen an den Tag legt, hat schon viel gewonnen. Sie würden sich wundern, was Sie oftmals noch an Ersparnissen oder geldwerten Vorteilen heraushandeln können.
#4: Verwenden Sie Tools für das Supply-Chain-Management
Die Materialbeschaffung ist eine fortlaufende Notwendigkeit. Im Einkauf kommen über die Monate und Jahre viele Daten zusammen, das macht die Lage entsprechend unübersichtlich. Wenn Sie keine produkt- und qualitätsbezogenen Systeme für das Supply-Chain-Management verwenden, verlieren Sie mit dieser Entscheidung höchstwahrscheinlich Geld. Denn: Große Mengen Daten bieten auch entsprechend kraftvolle Ansatzpunkte für Analyse und Koordination.
Tools für das Supply-Chain-Management (SCM-Software) vereinfachen beispielsweise den Informations- und Finanzfluss zwischen Lieferant und Einkauf. Mit der richtigen Supply-Chain-Management-Software können Sie das gesamte Liefernetzwerk optimieren, indem Sie die Kosten möglichst niedrig halten, Verschwendung und Reklamationen reduzieren und das Risiko von Lieferverzögerungen oder -ausfällen weitestgehend reduzieren.
#5: Verlassen Sie sich nicht nur auf einen Lieferanten pro Produkt
Single Sourcing, also die Materialbeschaffung über einen einzigen Lieferanten, ist eine Beschaffungsstrategie, die sich vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen größter Beliebtheit erfreut. Während Multiple Sourcing (Materialbeschaffung von möglichst vielen unterschiedlichen Lieferanten) zwar das Risiko von Lieferausfällen stark reduziert, sorgen der erhöhte administrative Aufwand, wegfallende Mengenrabatte und das erhöhte Risiko von Bestellfehlern bei dieser Art der Materialbeschaffung für ganz eigene Probleme.
Wer allerdings auf Dual Sourcing setzt und sich im Einkauf auf zwei unterschiedliche Lieferanten verlässt, reduziert die Wahrscheinlichkeit von Lieferverzögerungen und -ausfällen, ohne die Risiken des Multiple Sourcing tragen zu müssen.
Folgende Vorteile können Sie aus dem Dual Sourcing ziehen:
- Viel geringeres Risiko eines Lieferengpasses
- Bessere Preise aufgrund der Konkurrenzsituation
- Erhöhter Innovationsdruck beim Lieferanten/Hersteller aufgrund der Konkurrenzsituation
#6: Stellen Sie sich die Make-or-Buy-Frage
Sicherlich hat man sich in Ihrem Unternehmen einmal die Make-or-Buy-Frage gestellt: Welche Materialien und Produkte können und sollten wir selbst herstellen, welche sollten wir einkaufen? Allerdings stellt sich diese Frage häufig in den Anfangsmonaten oder -jahren eines Unternehmens – und danach meist nie wieder.
Stellen Sie sich die Make-or-Buy-Frage einfach erneut. Unternehmen wachsen, und mit ihnen auch ihre Möglichkeiten. Der Markt ist in stetem Wandel, Rohstoffpreise sinken und steigen, Technologien sind immer günstiger zu haben, Konkurrenzsituationen und Partnerschaften entstehen und werden wieder links liegen gelassen. Es ist gut möglich, dass es inzwischen wirtschaftlich sinnvoller oder technologisch machbar ist, bestimmte Materialien und Produkte, die sie heute noch extern beziehen, einfach selbst herzustellen.
#7: Kommunizieren Sie mit Ihren Lieferanten
„Ich kommuniziere doch bereits mit meinen Lieferanten“, mögen Sie sich jetzt vielleicht denken. Wichtig ist es jedoch, in konstantem Austausch auch über längerfristige Planungen zu bleiben. Sie sollten Ihre Lieferanten nicht überraschen – nicht nur um deren Willen, sondern auch zugunsten Ihrer eigenen Ausfallsicherheit und Planung. Lassen Sie Ihre Lieferanten wissen, was bei Ihnen geplant ist und was sich in Zukunft ändern könnte. Das baut Vertrauen und Loyalität auf – zwei Aspekte, die im Einkauf nicht zu unterschätzen sind.
Fazit
In so komplexen Systemen wie einem Unternehmen gibt es unzählige Stellschrauben, an denen man drehen kann, um den Unternehmenserfolg und den ROI zu steigern. Der Einkauf bildet jedoch die Basis dieses komplexen Turms – läuft hier etwas schief, wirkt sich das auf die gesamte Wertschöpfungskette aus. Wer unsere Tipps zur Materialbeschaffung beachtet, legt jedoch bereits ein grundsolides Fundament für den eigenen Einkauf.
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